Dispositif d’alerte interne, les meilleures pratiques

Jeudi 03/06/2021

La Directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte devra être transposée par les États membres de l’UE d’ici fin 2021. Pour s’y adapter, les entreprises devront prendre des mesures appropriées, telles que la mise en place de canaux de signalement sécurisés, confidentiels et qui permettent l’anonymat du lanceur d’alerte. Il s’agira également pour ces entreprises d’établir des procédures claires de signalement.

Le 27 mai dernier, EQS Group, le spécialiste des solutions digitales qui accompagne les professionnels de la Compliance et des Relations Investisseurs à satisfaire leurs obligations réglementaires, a organisé un webinaire sur « le dispositif d’alerte interne idéal en 2021, les meilleures pratiques à adopter ». Un évènement auquel a participé Labrador Ethics & Compliance. L’occasion ici de revenir sur les temps forts.

Par quoi commencer pour bâtir et déployer un dispositif d’alerte interne au sein de l’entreprise ?

Les exigences de l’AFA sont claires : le dispositif d’alerte interne doit avant tout inspirer confiance pour être efficace. Le premier enjeu est son appropriation par l’ensemble des collaborateurs. Première bonne pratique, la mise en place de plusieurs canaux de remontée d’information. Il y a bien entendu le canal hiérarchique, mais qu’il faut compléter par d’autres, comme un accès direct à la compliance du groupe et / ou une plateforme dédiée. Le système d’alerte pour être efficace doit permettre l’expression de chacun sans risque de représailles, de sanctions. La confidentialité et la protection des lanceurs d’alerte sont les garants de l’efficacité d’un dispositif d’alerte interne.

Lire aussi :Anticorruption, les entreprises doivent renforcer leurs contrôles comptables

Un groupe international peut être tenté par la centralisation et donc la remontée des infos, ou au contraire par la décentralisation et donc le traitement des alertes sur place, dans chaque pays. Il n’y a pas de dispositif miracle. Tout dépend de la taille des implantations locales, de la culture de l’entreprise, et bien entendu de la confiance des collaborateurs vis-à-vis des managements locaux.

« Le véritable défi réside dans la sensibilisation et la formation des managers »

L’efficacité du système se mesure à la remontée et au traitement de l’information. Le véritable défi aujourd’hui pour les entreprises réside dans la sensibilisation et la formation de leurs managers qui doivent être en mesure d’identifier l’alerte et de la transmettre en respectant les meilleures pratiques de confidentialité et de protection des lanceurs d’alerte. Il faut bien avoir en tête qu’une information non remontée, non traitée, a toutes les chances de sortir de l’entreprise vers les autorités et/ou la presse par exemple.

Comment faire pour que l’ensemble des collaborateurs se l’approprient ?

Pour être efficace, le dispositif d’alerte doit dépasser l’obligation légale. Il y a un point d’équilibre à trouver dans cette construction qui ne peut se faire à l’encontre de la culture de l’entreprise. Ce déploiement doit permettre d’infuser une culture de transparence auprès de tous les collaborateurs, sans oublier les parties prenantes. Pour dépasser la seule exigence de conformité, il faut donc responsabiliser les acteurs, susciter la confiance pour anticiper les dérives et agir pour désamorcer. Ce changement de culture passe par de la pédagogie, de la communication en langage clair. Mieux compris, le dispositif sera mieux utilisé. Plus de remontées d’alertes permettront de renforcer la détection et la prévention.

À travers la formation permanente, des campagnes de communication internes dédiées, un reporting précis et des procédures claires, il est crucial de rappeler ce qu’est un dispositif de signalement des violations au code de conduite, de rappeler qui traite les alertes et qu’elles peuvent conduire à une enquête interne. La communication permet aussi de casser quelques idées reçues sur l’alerte professionnelle : ce dispositif d’alerte n’est pas une boîte à idées ou rancœurs, ni un outil de surveillance.

Pourquoi la solution digitale fait partie des meilleures pratiques ?

Rappelons que les trois principaux écueils concernant les signalements sont : le manque d’information, la surcharge de travail et la décentralisation. Un dispositif d’alerte efficace permet de protéger les salariés, de réduire les coûts (prévention et détection précoce) et de minimiser les risques (financiers, réputation, opérationnels, responsabilité, …).

La digitalisation du dispositif d’alerte interne permet la mise en place d’un nouveau canal dédié, sécurisé, avec un module de dialogue confidentiel et la possibilité pour le lanceur d’alerte de rester anonyme. Il facilite la gestion complète des cas avec des workflows intelligents et apporte une vision globale et en temps réel des rapports de conformité. Un outil puissant à la mesure des enjeux.

Lire aussi :De la conformité à la culture compliance

Beñat Caujolle

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2021-06-03T11:59:31+02:00juin 3rd, 2021|